Любой успешный бизнес строится на точности во всех направлениях деятельности предприятия. Одним из них является своевременный и точный контроль взаимодействия со своими контрагентами. Для этого проводится совместная процедура сверки по расчетам и составляется .

Что такое Акт сверки взаиморасчетов?

Акт сверки взаиморасчетов - это юридический документ, который показывает расчеты двух организаций между собой за определенный промежуток времени. Составляется по инициативе одной из сторон в свободной форме и может использоваться в качестве доказательства при судебных разбирательствах, а также других необходимых случаях.

Он не является первичным документом, так как не подтверждает факт внесения денежных средств на лицевой счет контрагента, а также его нельзя использовать для изменения финансового положения любой из сторон. Акт носит технический характер, который в большинстве случаев является добровольным желанием главного бухгалтера одной из организаций проверить свою отчетность.

Для чего нужен?

Существует ряд случаев, в которых необходимо составлять данный документ. Перечислим основные из них:

• в случае приобретения одним из предприятий продукции без внесения предоплаты или с рассрочкой платежей за нее;
• деятельность предприятия носит массовый характер, при этом у него большое количество контрагентов, поставляющих широкий ассортимент продукции;
• продается или покупается особо ценный товар;
• перед подписанием новых соглашений, расширяющих сферы сотрудничества организаций между собой;
• по прошествии длительного срока постоянного сотрудничества.

Если проведение подобных процедур и составление контрактов необходимо для эффективной управленческой деятельности, можно прописать этот пункт в договоре. Можно указать периодичность проведения этих проверок, а также размер штрафных санкций за невыполнение возложенных обязательств как с одной, так и, с другой стороны.

В договоре необходимо указать срок, в течение которого должны возвращаться подписанные акты сверки взаиморасчетов обратно.

Хотя данный документ и принимается во время судебных разбирательств, когда проходит разбирательство по поводу выполнения условия договора, но сильно на него надеяться не стоит, так как отечественная «фемида» не всегда однозначно принимает акт сверки взаиморасчетов в качестве доказательства. Всё зависит от индивидуального случая.

Кто составляет акт?

Оформление этого документа начинается по инициативе одной из сторон. В этой организации бухгалтерскому отделу поручается составление специального бланка в двух экземплярах. Если он отсутствует, то этим занимается уполномоченное лицо. Перед тем как отправить пакет документов контрагенту акт необходимо завизировать подписью руководителя и бухгалтерского отдела, а также поставить печать, при ее наличии.

То что Вы не знали рассказывается в этом видео:

Как проводится сверка по расчетам?

Процедуру сверки по расчетам лучше всего проводить по одному из следующих вариантов:

• определенный временной отрезок;
• наименование товара или его номенклатура;
• партия товара;
• конкретный договор.

Чтобы акт сверки взаиморасчетов являлся легитимным лучше всего эту процедуру проводить во время остановки или после проведения крайнего перечисления. Лучшим временем для нее будет, когда на предприятии проводится сезонная инвентаризация. В случае выявления кредиторской и дебиторской задолженности необходимо направить соответствующее акт в организацию контрагента.

Акт взаиморасчетов ведется как минимум в двух экземплярах. Его количество должно строго соответствовать числу участников сверки по расчетам.

Оба заполненных и подписанных бланка отправляются контрагенту для сравнения специалистами предоставленной информации с имеющимися данными у них. Если предоставленный акт соответствует действительности и никаких претензий у второй стороны нет, оба бланка подписываются и один отправляется обратно, а второй остается.

В случаи задолженности в обязательном порядке уточняется период, за который ее необходимо погасить.

Если при сверке по расчетам возникают противоречия и предоставленная информация не совпадает нужно поступить следующим образом:

1. Бухгалтер первой компании заполняют только свою часть акта и пересылает ее по электронной почте или по факсу бухгалтеру контрагента.
2. Бухгалтер второй компании вносит свои данные, тем самым находят расхождения.
3. Та компания у которой были выявлены ошибки в бухгалтерском учете вносит изменения.
4. После этого инициатор составляет новый акт, который содержит данные об обоих организациях.
5. Руководитель обоих компании ставят подписи и заверяют печатями.

Ответственность за подпись, за признание информации, указанной в акте действительной, ложится на плечи главного бухгалтера.

В случае если контрагент отказывается подписывать акт в течение трех лет он обязан выплатить задолженность, так как тем самым признает все свои долговые обязательства.

Если после подписания акта за указанные сроки погашения задолженностей организация становится банкротом, то пострадавшая сторона списывает ее задолженность на расходы предприятия.

Правила оформления

Законодательно не установлена строгая форма заполнения акта сверки взаиморасчетов, однако, установлены определенные правила ведения документооборота в этой сфере. Для его составления достаточно взять чистый лист формата А4 и заполнить его в свободной форме или же напечатать заранее разработанный шаблон.

Инструкция по заполнению и образец 2020 года

Акт сверки взаиморасчетов может быть представлен в двух видах в качестве приложения к договору или отдельного документа. По сути, эти виды заполняются одинаково, существенное различие заключается лишь в наименовании «шапки».

1. Обязательно вверху документа, под его наименованием, указывается срок, за который проводится сверка по расчетам. Здесь же указывается наименование сторон, участвующих в этой процедуре. Наименование организации вносятся в полном соответствии с уставными документами.
2. Чуть ниже, указывается номер договора, который является законным основанием для составления этого документа. От указания реквизитов таких, как КПП, ИНН, ОГРН вполне можно воздержаться.
3. После заполнения шапки можно приступить к внесению данных в основную часть документа. Здесь располагается таблица. В нее вносятся данные, которыми располагают обе стороны, согласно договору или за рассматриваемый промежуток времени. Указывается оборот за определенный период и конечного сальдо.
4. После таблицы указывается задолженность сторон друг перед другом. Эта сумма должна быть одинакова как одной, так и у другой стороны. В случае отсутствия у сторон задолженностей об этом также необходимо сделать соответствующую отметку.
5. Внизу документа указываются стороны, которые проводили сверху по расчетам, а также должностные лица, которые ответственные за ее проведение и руководители компании. Все они должны поставить свои подписи с расшифровкой.

Видео: Как выполнить сверку взаиморасчетов с помощью Excel за 20 мин

Акт сверки взаиморасчетов в 1С Бухгалтерия

В наш век информационных технологий гораздо проще составить акт взаиморасчетов при помощи программы «1С:Бухгалтерия». Для этого нужно соблюдать определенный порядок действий.

1. Для начала зайти в один из разделов «Покупка» или «Продажа» (в зависимости от цели сверки).
2. Выберите пункт «Расчёты с контрагентами», после чего подпункт «Акт сверки».
3. В открывшемся журнале нажмите «Создать». После этого на вкладке «Акт сверки с контрагентами» можно выбрать два способа заполнения этого документа: ручной и автоматический, выберите удобный для себя способ.
4. После этого, нужно произвести определенный порядок действий. Выбираются по порядку пункты: «По данным организации», «Заполнить», «Заполнить по данным бухучета».

Если сделать всё правильно на экране появится список всех операций, которые были проведены. При необходимости их можно разбить по договорам, для этого нужно поставить галочку в соответствующем чекбоксе. В конце выбирается пункт «Дополнительно», где указываются ответственные лица. Остаётся только поставить подпись и отправить контрагенту.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать всех активов и обязательств.

Сверка взаиморасчетов может проводиться как по конкретному договору, так и по совокупности отношений с организацией-контрагентом за определенный период.

В акте сверки взаиморасчетов должны быть указаны номер, период сверки, наименование организаций.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, как правило, должен содержать таблицу, в которой по дебету и кредиту внесены данные по номерам и датам первичных документов, подтверждающих поставку, оплату товаров.

В конце формы акта сверки взаиморасчетов с контрагентами должны быть указаны дебетовые и кредитовые обороты за период и конечное сальдо, показывающее итоговую сумму задолженности.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляется бухгалтерией организации, подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляют в двух экземплярах, которые впоследствии отправляются в адрес контрагента.

При этом, чтобы акт сверки взаиморасчетов с контрагентами стал законным документом, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Сверка расчетов: подробности для бухгалтера

• Сверка расчетов с контрагентами по договорным обязательствам

  Статье рассмотрены вопросы проведения сверки расчетов с контрагентами перед составлением... расчетных обязательств осуществляется в виде сверки расчетов. Смысл сверки расчетов – сверить данные сторон, ... Обозначенная процедура документально оформляется актами сверки расчетов с контрагентами, в которых... согласие подписью. Является ли акт сверки расчетов первичным документом? Документами, подтверждающими... периодичность проведения сверки расчетов с контрагентами, а также форму акта сверки расчетов. 2. ...

• Зачет (возврат) платы за НВОС: порядок установлен

  Вручении). Акт сверки расчетов. К заявлению нужно приложить акт сверки расчетов сумм платы за... плату. Рекомендуемый образец акта сверки расчетов сумм платы за негативное воздействие... зачета (возврата). Поскольку акт сверки расчетов является обязательным документом для проведения... без подписанного без разногласий акта сверки расчетов возвращается территориальным органом Росприроднадзора (без... Для его проведения необходимо сделать сверку расчетов с территориальным органом Росприроднадзора, согласованный...

• Отражение кредиторской задолженности в составе внереализационных доходов

  Суды могут не признать акт сверки расчетов документом, свидетельствующим о признании долга... действовать в момент подписания акта сверки расчетов от имени ответчика (в частности...

• Счет 60 в расчетах по авансам: примеры в «1С»

  Из раздела « Отчеты ». Документ « Акт сверки расчетов с контрагентом » создаем в разделе... » – блок «Расчеты с контрагентами» – «Акты сверки расчетов ». В документе указываем контрагента, по...

• Переплата по налогам и страховым взносам: как вернуть?

  ...). Также вы можете провести совместную сверку расчетов с налоговым органом, запросив у...

• Об отражении в учете и отчетности переплаты по экологическим платежам

  Воздействие на окружающую среду; акт сверки расчетов сумм платы за негативное воздействие... предусмотренная в таких случаях процедура сверки расчетов внесенных и (или) начисленных сумм...

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Акт сверки взаиморасчетов - это документ, который показывает расчеты двух организаций за определенный период. Так как в настоящее время действующим законодательством не предусмотрена официальная форма акта сверки расчетов с поставщиками, организация при необходимости может разработать собственную форму акта сверки.
Данные, указанные в акте организации-инициатора сверки должны полностью совпадать с данными организации-контрагента. В конце документа должна фиксироваться информация об имеющихся расхождениях, если таковые обнаружились.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить акт сверки

Акт сверки составляется в произвольной форме бухгалтерией в двух экземплярах, на которых ставятся печать и подписи главного бухгалтера и руководителя организации. Оба экземпляра отправляют контрагенту, который в свою очередь сверяет данные из акта с имеющимися у него сведениями. Если контрагент согласен с указанными в акте данными, он ставит печать, подписи и возвращает один экземпляр обратно в организацию.

В акте указывается его порядковый номер, период, за который делается сверка, а также наименования организаций, между которыми составляется акт. В табличной части акта указываются номера и даты первичных документов, которые подтверждают поставку и оплату товаров и услуг (счета-фактуры, платёжные поручения и т.п.).

Акт сверки может составляться по коммерческим операциям за период, который указывает организация-инициатор сверки. Сведения из акта сверяются согласно счетам-фактурам.

Сведения о взаиморасчётах, указанные в акте одной из организаций, должны в точности совпадать со сведениями второй организации (контрагента). Если найдены расхождения, то информация о них фиксируется в конце документа, например: «По данным ООО «Организация-1» на 30.09.2012 долг ООО «Организация-2» составляет 50 000 рублей».

Обратите внимание! Акт сверки может быть подписан только главными бухгалтерами только в случае, если между организациями нет разногласий по поводу взаиморасчётов. Однако при обращении в суд документ без подписи руководителя организации будет считаться не действительным.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы
• Вести учет готовой продукции и товаров

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Чтобы наглядно обозначить ход расчетных операций с организациями-контрагентами стоит составить акт сверки взаиморасчетов. Регулярное его заполнение позволит своевременно обнаруживать недочеты в отчетности, при их наличии готовится протокол разногласий. Правильно оформлять бланк в 1С Розница обязанность бухгалтерского отдела. Он заполняется и подписывается в двух экземплярах, иногда прикладывается сопроводительное письмо. Образец в форматах doc и excel можно читать и скачать бесплатно в конце статьи.

Порядок оформления

Унифицированная форма для проверки операций между контрагентами отсутствует. Основанием для этого служит Письмо Минфина от 18.02.2005 г. № 07-05-04/2. В связи с этим организациями разрабатывается собственная форма для заполнения, а также протокол разногласий.

В содержании бланка в 1С Розница прописываются данные о финансовых операциях за определенный период. Подписывать его будет бухгалтерия. Готовится два экземпляра: один бланк нужен для организации, другой для контрагента. В конце форма содержит печать организации. Данные подтверждаются подписями директора и главного бухгалтера. Готовый акт сверки взаиморасчетов, скачать который можно ниже, направляется в бухгалтерский отдел предприятия-контрагента.

Когда бланк доставлен, контрагентами проверяются данные о финансовых операциях с собственной базой, вносятся свои данные. Если документ с расхождениями, они фиксируются в конце текста или отправляется протокол разногласий. Заполненный в 1С Розница образец должен подтверждаться подписями главного бухгалтера и директора, при наличии печати ставится оттиск. Как уже упоминалось, бумагу нужно правильно составить в двух экземплярах. Один бланк остается в бухгалтерии, другой отправляется организации-инициатору проверки.

Важно! Сверка между контрагентами в 1С производится как по конкретной операции, так и по перечню расчетов за конкретный период.

Как быть в случае спора

Если предприятие-контрагент отказывается подписывать акт сверки взаиморасчетов, и недочеты подтверждены документально, заполнен протокол разногласий, после чего дело может быть передано в суд. Иногда в содержании прописывается, в какой срок должен быть возвращен заполненный образец или выплачен долг.

Когда между контрагентами ведется спор и одна из сторон отказывается выполнять обязательства по договору, в суд подается следующий перечень документов:

• акт сверки взаиморасчетов, подписанный директором и утвержденный печатью (скачать образец можно ниже);
• другие бумаги, подтверждающие задолженность контрагента;
• исковое заявление.

Подписанный предприятием-контрагентом акт выступает как косвенное признание задолженности. Если документ не был подписан, это расценивается как отказ признать долг.

Важно! При отсутствии имущественных споров для подтверждения достаточно подписи главного бухгалтера. Однако для судебного разбирательства в дальнейшем такой документ не должен использоваться.

Срок исковой давности ограничивается тремя годами. В согласии с Гражданским кодексом, если контрагент подписывает акт сверки взаиморасчетов, период должен прерваться и считаться заново уже с этой даты.

Как дополнение к документу высылается сопроводительное письмо. Оно подтверждает факт пересылки и отражает количество экземпляров. В письмо может быть включена дополнительная информация об этих документах. Оно содержит просьбу рассмотреть, подписать и подтвердить печатью бланки, а один экземпляр отправить организации-инициатору. Далее можно скачать акт в разных форматах.

Нередко в бухгалтерии компании или у индивидуального предпринимателя представители контрагента запрашивают акт сверки взаиморасчетов, отражающий состояние расчетов между контрагентами на определенную дату. Так ли нужен этот документ, кем и для чего он используется, как заполняется – рассмотрим подробнее.

Для чего нужен акт сверки

Руководители предприятий или ИП в своей работе постоянно сталкиваются с необходимостью понять, кто, сколько и кому должен. Получить необходимую информацию можно из бухгалтерских программ и регистров, но что делать, если с ней контрагент не согласен? Для проверки правильности учета документов, выведения сальдо применяется специальный документ – акт сверки взаиморасчетов. На его основании легче обнаружить расхождения и подтвердить наличие или отсутствие дебиторской/кредиторской задолженности по данным бухгалтерского учета.

Кто заполняет и подписывает акт

Заполнение актов сверки взаиморасчетов обычно вменяется в обязанность бухгалтеру, который ведет данный участок: для поставщиков – сотруднику, получающему первичные документы по поставкам, для покупателей и заказчиков – тому, кто отписывает товары, материалы на продажу. После заполнения и подписи акт передается второй стороне для внесения своих данных.

Заполненный документ обязательно подписывается представителями обеих сторон. Кем именно – зависит от цели сверки:

Для целей подтверждения расчетов между организациями (ИП) и учета – руководителями сторон и/или главными бухгалтерами.

Для прочих – например, для обоснования претензии или обращения в суд, акты сверки взаиморасчетов с контрагентами должны подписываться руководителями, индивидуальными предпринимателями лично или уполномоченными представителями с подтверждением их полномочий. Причем для представителя ИП доверенность должна быть нотариально заверена. При подписании нужно получить (или приложить) заверенные копии документов, подтверждающие право подписи .

Законодательно такой порядок подписания не утвержден, по общему правилу ответственность за состояние учета несет руководитель, и именно он имеет право, как единоличный исполнительный орган организации, подписывать любые документы от имени компании, однако в деловой практике руководствуются изложенными вариантами.

Бланк «Акт сверки взаиморасчетов», образец оформления приведены далее.

Последствия подписания акта

Для бухгалтерского и налогового учета

Акт сверки взаимных расчетов прерывает срок исковой давности (в общих случаях 3 года в соответствии со ст. 196 ГК), т.е. после его подписания сторонами указанный срок начинает исчисляться снова. Поэтому подписание документа котрагентом свидетельствует, что эта сторона долг признает (в том числе просроченный по договору), но пока не оплачивает его, а вторая сторона с этим согласна. В таких случаях при истечении срока исковой давности, в налоговом учете необходимо включить просроченную «дебиторку» или «кредиторку» во внереализационные расходы или доходы соответственно.

Для взыскания долга

Акт сверки - документ, признаваемый в суде при рассмотрении дел по долговым, денежным обязательствам, если он полностью заполнен с указанием всех необходимых реквизитов и подписан уполномоченными лицами. Основаниями требований все же являются первичные документы (договор, товарные, товарно-транспортные накладные, акты по выполненным работам и услугам, счета-фактуры и УПД, платежные поручения, кассовые ордера и прочие), но при их отсутствии акт служит доказательством существовавшего на момент его подписания обязательства. При наличии акта сверки можно не хранить часть документов свыше 5-летнего срока по текущему договору.

Порядок заполнения

Для акта сверки взаиморасчетов бланк не утвержден государственными органами, его можно разработать самостоятельно. В одной из самых распространенных бухгалтерских программ – 1С акт сверки взаиморасчетов заполняется автоматически, по введенным в программу документам; необходимо только указать контрагента и период сверки, а также счет учета (если велся учет в разрезе договоров, можно вывести расчеты отдельно по каждому договору либо по всем вместе в целом по контрагенту). Период выбирается произвольно, удобнее, когда он совпадает с налоговым или отчетным периодом – например, квартал или год. Скачать акт сверки взаиморасчетов можно ниже.

Что указывается:

В верхней части («шапке» документа):

между кем производится сверка – наименование контрагентов и ответственных лиц;

период сверки;

договор, в рамках которого произведены операции;

Многие не указывают место заполнения, это допустимо, но с точки зрения ведения документооборота – правильнее указать, где составлялся акт.

Акт сверки взаиморасчетов, образец заполнения-2019 мы приводим в конце статьи.

Ниже в тексте акта, или в специальной таблице расписываются показатели учета, а именно:

сальдо расчетов на начало и конец периода, обороты за период;

названия операций, номера и даты первичных документов с суммами по ним.

В заключение указывается:

итоговая запись о наличии/отсутствии задолженности и в пользу кого, если она есть;

указываются должности, ставятся подписи и расшифровки Ф.И.О. подписавших акт лиц.

Так как наличие печати у организации (ИП) необязательно, то печать можно не ставить; если есть - лучше заверить ею документ.

Сначала в бланк вносит все свои данные заполняющая сторона, распечатывает его.

После подписи документ передается второй стороне. Контрагент сверяет занесенные показатели, заполняет свою сторону акта (иногда, если расхождений нет – контрагент просто подписывает акт, но правильнее полностью заполнять все графы).

Если выявлены расхождения, поднимаются первичные документы, проверяются их показатели (например, если разница в сумме по накладной – надо проверить цены и количество, общий итог). Запрашиваются отсутствующие дубликаты и копии документов. После устранения разногласий рекомендуется составить уточненный акт сверки.

Акт сверки взаиморасчетов – образец заполнения:

Бланк «Акт сверки взаиморасчетов» скачать можно ниже.