Одной из главных проблем в работе кассира является недостача денежных средств в кассе. При этом сотрудника могут сразу же начать подозревать в нечистоплотности, однако ошибка могла быть случайной. В любом случае при обнаружении нарушений в кассовых операциях необходимо провести инвентаризацию.

Обычно недостача обнаруживается при оформлении кассиром Z-отчёта в присутствии ответственных лиц организации (руководитель, главный бухгалтер или другие уполномоченные ими лица). Сумма должна совпасть с количеством денежной наличности. Ошибка может быть обнаружена и в течение дневных операций, когда выручка сопоставляется с данными утреннего X-отчёта. Такую информацию можно снимать во время операционного дня как в целом, так и по секциям организации.

Важно! При снятии информации с ККТ в течение дня его счетчики выдают данные, но не обнуляются.

После обнаружения недостачи касса подлежит инвентаризации. В современных законодательных рамках не прописана необходимость таких действий, вероятно, предпринимателям всё же даётся какая-то свобода распоряжения своими средствами. Но, исходя из простой человеческой логики, проверить правильность операций всё-таки стоит. В случае несоответствия в кассе оформляется акт по форме ИНВ-15, который составляется инвентаризационной комиссией.

Виновность кассира при недостатках может быть обсуждаема, но для бухучёта важны скупые цифры, проводящие средства. Рассматриваются три возможности проводки.

Работник возместил недостаток. Сумма проводится по статье «Прочие расходы» за отчётный период, который был признан таковым судом или должником:

• дебет 73-2, кредит 94 - отнесение суммы ущерба на виновное лицо;
• дебет 70, кредит 73-2 - удержание средств с заработной платы работника.

Читайте также: Z-отчёт: что это такое и как его сделать

Работнику разрешили не возмещать убытки. Безвозвратный ущерб тоже становится «Прочим расходом» и проводится таким образом:

• дебет 94, кредит 50 - недостача и потеря ценностей;
• дебет 73-2, кредит 94 - отнесение суммы ущерба на виновное лицо (но фактически виновное лицо не наказывается);
• дебет 91-2, кредит 94 - списание невозмещаемой суммы на прочие расходы.

Работник невиновен. Недостаток случился не из-за кассира, а по какой-либо другой причине. В таком случае пропавшие средства списываются на внереализационные расходы финансовой деятельности организации:

• дебет 94, кредит 50 - недостаток и потеря ценностей;

• дебет 91-2, кредит 74 - списание недостачи с неопределённым виновным лицом.

Должность кассира предполагает огромную ответственность, но обязанности в этой профессии должны точно соотноситься и с правами. Как избыток, так и недостаток не всегда являются виной кассира, так как ситуаций, которые могут привести к отличию суммы в кассе и расчётной, - масса.

В любом случае кассир как материально ответственное лицо обязан за свои просчёты платить из собственного кармана. Если в кассе образовался минус, кассир должен полностью возместить недостающую сумму. Эти действия регламентируются статьями 242 и 243 Трудового кодекса РФ. Причина недостачи в кассе при этом не важна - случайно или умышленно работник ошибся, он должен возместить ущерб.

Знаете ли вы? Если сумма недостачи- менее месячного оклада работника, то работодатель может её взыскать без согласия проштрафившегося.

Финансовое взыскание - не единственный вид наказания за ненадлежащее исполнение своих рабочих обязанностей. В соответствии со статьями 192 и 193 Трудового кодекса работодатель имеет право применить к нерадивому сотруднику и дисциплинарные меры воздействия. Это может быть предупреждение, выговор, а в крайнем случае - и увольнение. Конечно, адекватный руководитель должен взвесить все за и против, прежде чем принять судьбоносное решение.

Читайте также: Как оформить возврат по кассе

Работодателю не стоит забывать, что за каждый проступок работника против него можно принять только одно дисциплинарное взыскание. При этом перед назначением наказания сотрудник, допустивший в кассе недостаток, должен написать объяснительную записку. Этот документ состоит из фактической и пояснительной частей, где приводятся факты (возникновение недостачи) и причины, которые к этому привели (невнимательность, преднамеренность и т. п.). Записка предоставляется начальству в течение двух суток с момента выявления нарушения. Отсутствие объяснительной не является смягчающим фактором при установлении наказания.

При привлечении работника к дисциплинарной ответственности стоит обратить внимание на такой нюанс: наказать можно лишь в течение месяца со дня обнаружения нарушения. Изданный руководителем приказ о наказании должен быть доведён до сведения кассира под роспись. В случае отказа работником подписать документ, составляется соответствующий акт.

Важно! Утрата доверия к сотруднику, допустившему недостачу, является достаточным поводом для работодателя уволить этого работника!

Оформление проверки кассы, как говорилось выше, производится по форме ИНВ-15, образец которой не утверждён Госкомстатом. В связи с этим форму нужно заполнять крайне аккуратно, чтобы проверяющие органы не предъявляли претензий к помаркам и опискам. В документе не допускаются изменения в виде подчисток, он должен быть практически идеален.

Акт составляется в двух экземплярах, а его содержание доводится до сведения руководства организации.

В нём должны быть отображены следующие данные:

• название организации и её подразделения;
• номер формы, дата составления и время инвентаризации;
• причина (или документ) проведения проверки;
• наличие ценностей (фактическое);
• расписка материально ответственного лица за ценности в кассе;
• пояснение материально ответственного лица по недостаче средств на момент проверки.

На основе этих данных можно будет сделать первые выводы об итогах инвентаризации и причинах недостачи в кассе. Образец такого акта приведён ниже.

Вернуться назад на Недостача

Термин «недостача» в общем смысле, означает отсутствие или нехватку чего-либо. Применив данный термин к кассе организации, получаем недостачу денежных средств. Как правило, она обнаруживается в ходе бухгалтерской проверки, называемой инвентаризацией.

содержится в Методических указаниях, утвержденных Приказом российского Министерства Финансов за № 49.

Сроки ее проведения, комиссия и материально ответственные лица устанавливаются на каждом предприятии индивидуально путем издания руководителем соответствующего приказа и ознакомления с ним всех заинтересованных сотрудников под роспись.

Следует знать, что на должность кассира не могут привлекаться лица в случаях:

Наличия уголовной ответственности ранее или в настоящее время;

Предоставления справки, подтверждающей факт серьезного хронического нарушения психики человека;

Установления за ними поступков, связанных с нарушением общественного порядка;

Медицинских заключений об установлении у гражданина заболеваний или склонности к алкоголизму и наркомании.

К помещению кассы также выставляются достаточно серьезные требования: оно должно иметь металлические двери и несгораемый сейф.

В соответствии с правилами ведения кассовых операций в организации, утвержденных решением Совета Директоров Центрального российского Банка, бухгалтер обязан ежедневно пересчитывать денежные средства в кассе организации, которые хранятся в сейфе.

Для проверки наличности необходимо выполнить ряд последовательных действий.

В конце рабочего дня бухгалтер – кассир или другой сотрудник, в обязанности которого входит ведение кассы обязан сверить остаток в кассовой книге с наличием денежных средств в кассе.

В случае, если среди кассовых документов есть не подписанные суммы, то они подлежат возмещению кассиром, так как он является материально ответственным лицом, с которым заключен соответствующий договор.

Далее, если в кассе организации при пересчете найдены излишки или недостача, следует составить документ установленной формы под названием акт о результатах инвентаризации денежных средств (№ ИНВ-15). Затем составляется ведомость результатов бухгалтерской проверки (№ ИНВ -26).

В итоге всех произведенных действий происходит выявление результата инвентаризации с указанием ответственных лиц, которые будут нести ответственность.

В случае обнаружения недостачи бухгалтер сделает проводку со счетом 94 «Недостача материальных ценностей» корреспондирующего счета 50 «Касса организации».

Далее кассир возмещает сумму недостачи либо удержанием из его заработной платы, либо наличностью. Если данный инцидент произошел по вине инкассаторов, то денежные средства подлежат возврату на расчетный счет организации.

В случае, когда в организации при проведении инвентаризации обнаружили недостачу денежных средств, следует обратиться за консультацией к специалистам.

В качестве профессионалов данного профиля могут выступать квалифицированные юристы, опытные бухгалтера с опытом работы и аудиторы.

Они помогут легко и без особых проблем произвести документальное оформление данного процесса.

Излишек
Инвентаризация
Первичное наблюдение, документация. Учётные регистры, инвентаризация
Объекты учета
Организационные документы

Назад | | Вверх

©2009-2018 Центр управления финансами. Все права защищены. Публикация материалов
разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт.

Главная — Статьи

Ответственность кассира: нарушение порядка работы с наличными деньгами, выявление недостачи

В соответствии со ст. 242 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника лишь в случаях, предусмотренных законодательством.
Согласно ст. 244 Трудового кодекса РФ письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.
Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. В этом Перечне фигурируют, что вполне понятно, и кассиры (а также контролеры, кассиры-контролеры, иные работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров)).

Примечание. Если кассир (иное лицо при условии, если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является его основной трудовой функцией) отказывается заключать договор, то это можно расценивать как неисполнение трудовых обязанностей (см. п. 36 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).

На основании договора о материальной ответственности кассир будет нести полную материальную ответственность :
— за сохранность принятых им ценностей;
— за ущерб, причиненный как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, то взыскание с виновного производится по распоряжению руководства (которое должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба).
До принятия решения в целях установления размера причиненного ущерба и причин проводится проверка соответствующей комиссией. Причем обязательно следует получить от работника письменные объяснения или же в случае отказа или уклонения составить акт (ст. 247 ТК РФ).
При несоблюдении должностными лицами установленного порядка взыскания ущерба работник вправе обжаловать их действия в суде.
Если же:
— работник не согласен возместить ущерб добровольно, и (или)
— истек месяц, отведенный для вынесения распоряжения о взыскании, и (или)
— сумма, подлежащая взысканию с работника, превышает его среднемесячный заработок, —
то взыскание производится только в судебном порядке.
Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ).
Впрочем, работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

Примечание. С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.
Согласно ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет за собой наложение административного штрафа.
Под нарушением порядка понимается, во-первых, осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов . Лимит расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (в том числе ПБОЮЛ) по одной сделке — 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У).
Во-вторых, неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности .
В-третьих, несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств .
В-четвертых, накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов .
Санкции за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций серьезные: административный штраф на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.
В-пятых, необеспечение сохранности контрольных лент (Z-отчетов), книги кассира-операциониста и других документов по применению контрольно-кассовой техники не менее пяти лет . В данном случае будет отвечать руководитель — за нарушение сроков хранения учетных документов (ст.

В кассе недостача! что делать?

15.11 КоАП РФ, штраф от 2000 до 3000 руб.).
Следующие обстоятельства могут позволить смягчить административную ответственность (ст. 4.2 КоАП РФ):
— раскаяние лица, совершившего административное правонарушение;
— предотвращение лицом, совершившим административное правонарушение, вредных последствий административного правонарушения, добровольное возмещение причиненного ущерба или устранение причиненного вреда;
— совершение административного правонарушения в состоянии сильного душевного волнения (аффекта) либо при стечении тяжелых личных или семейных обстоятельств;
— совершение административного правонарушения несовершеннолетним;
— совершение административного правонарушения беременной женщиной или женщиной, имеющей малолетнего ребенка.
Дела по ст. 15.1 КоАП РФ рассматриваются налоговыми органами (ст. 23.5 КоАП РФ).
Статья 120 НК РФ устанавливает ответственность за отсутствие первичных документов и предусматривает взыскание штрафа за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
Кассовые операции оформляются с использованием следующих первичных документов :
— приходного кассового ордера (N КО-1);
— расходного кассового ордера (N КО-2);
— кассовой книги (N КО-4);
— журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (N КО-3);
— авансового отчета (N АО-1);
— справки-отчета кассира-операциониста (N КМ-6);
— сведений о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (N КМ-7);
— Z-отчетов (контрольных лент ККТ), кассового чека.
В целях применения ст. 120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимаются как отсутствие первичных кассовых документов, так и несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, имущества организации, доходов, расходов и объектов налогообложения налогоплательщика.
Если эти деяния совершены в течение одного налогового периода и отсутствуют признаки налогового правонарушения, то штраф составляет 5000 руб. Если те же нарушения совершены в течение более одного налогового периода, то размер штрафа — 15 000 руб.
Установлена и уголовная ответственность за совершение кассиром умышленных действий . Например, за кражу, т.е. тайное хищение чужого имущества (ст. 158 УК РФ). В простом, "неквалифицированном", варианте (т.е. без предварительного сговора, без проникновения в жилище, без особо крупного размера и т.п.) санкции таковы:
— штраф до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо
— обязательные работы до 180 часов, либо
— исправительные работы на срок от 6 месяцев до года, либо
— ограничение свободы на срок до двух лет, либо
— арест на срок от двух до четырех месяцев, либо
— лишение свободы на срок до двух лет.
Мошенничество , т.е. хищение чужого имущества или приобретение права на чужое имущество путем обмана или злоупотребления доверием (ст. 159 УК РФ), наказывается:
— обязательными работами на срок до 180 часов, либо
— исправительными работами на срок от 6 месяцев до года, либо
— арестом на срок от двух до четырех месяцев, либо
Присвоение или растрата , т.е. хищение чужого имущества, вверенного виновному (ст. 160 УК РФ), наказываются:
— штрафом в размере до 120 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года, либо
— обязательными работами на срок до 120 часов, либо
— исправительными работами на срок до шести месяцев, либо
— ограничением свободы на срок до двух лет, либо
— лишением свободы на срок до двух лет.
Присвоение — это неправомерное удержание (невозвращение) чужого имущества с целью обращения его в свою пользу лицом, которому это имущество было вверено. Растрата же состоит в продаже, потреблении, отчуждении или передаче третьим лицам вверенного виновному чужого имущества.
Напомним напоследок, что работник может быть уволен по инициативе работодателя, если имеет место:
— совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях (пп. "г" п. 6 ст. 81 ТК РФ);
— совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ст. 81 ТК РФ).

Добрый день! Ситуация следующая: Я работала администратором с совмещением обязанностей кассира, был заключен договор о полной материальной ответственности.

В декабре 2017 года нам задержали зарплату и перед Новым годом дали всего 5000 руб. Я взяла с кассы 15000 рублей, написав при этом бумажку, долг за такой-то, возврат с заработной платы, дата, подпись… Об этом знала моя напарница-второй администратор, она тоже собиралась взять с кассы деньги под зарплату, у нас такое практиковалось ни один раз, мы брали в долг и всегда закладывали с первой зарплаты.

После новогодних праздников, перед моей первой рабочей сменой-4 января, мне позвонила глав. бух и сообщила, что сегодня 3 января 2018 года мы провели ревизию и обнаружили в кассе недостачу в размере 15000 руб, был составлен акт о недостаче в присутствии понятых и во избежании проблем, попросила меня явиться в офис, где находится наша администрация и написать заявление по собственному желанию, иначе она обратиться в полицию и я буду нести уголовную ответственность.

С главным бухгалтером у нас очень плохие отношения, в принципе как и у всех сотрудников с ней, но больше всех она невзлюбила меня, то есть с ее стороны была открытая личная неприязнь, об этом знала вся наша фирма, поэтому уволить меня было ей на руку.

Я явилась в офис, объяснила руководству, что мы всегда с кассы брали деньги и всегда закладывали, что я в любом случае заложила бы эти деньги. В ответ мне предложили либо заявление на увольнение, либо уголовная ответственность. Я написала по собственному, в этот же день мне выдали трудовую книжку и дали полный расчет за минусом этих 15000 рублей, которые я должна в кассу, и не выплатили мне 1900 рублей, так как в кассе не хватало денег. Но в расходнике я расписалась, как будто бы мне все выдали. Глав. бух сказала, что недостачу в кассе тогда она проводить не будет и проведет ее как будто мне выдали зарплату за декабрь 2017 года.

Позже подъехать к ней и напомнить, что она мне еще недодала 1900 руб, чтобы выдать их мне и окончательно со мной рассчитаться. На этом мы и разошлись. В период январь-март 2018 года отделение, с которого меня вынудили уволиться закрывается и сотрудникам, которые там работали вместе со мной не выплачивают расчет, они в свою очередь обращаются в труд. инспекцию и Прокуратуру, начинаются проверки.

Сегодня я ездила к глав.буху для получения справок по форме 2 -НДФЛ и напомнила ей, что за фирмой передо мной висит долг 1900 руб., на что глав бух мне ответила, что она до сих пор не закрыла недостачу по кассе 15000 руб.

и она намерена обратиться в полицию для возбуждения уголовного дела в отношении меня. На что я ответила, что она удержала же с меня 15000 рублей, о какой недостачи может быть речь. Ответ меня поразил, нет никаких документов, подтверждающих о том, что я вернула эти деньги, а значит, я их должна, недостача никуда не делась.

Недостача денежных средств в кассе

А также она подчеркнула, что и фирма передо мной не в долгу, ведь я расписалась в расходнике, что получила все в полном размере…

Я в недоумении, мы ведь решили разойтись по-хорошему, если можно так сказать, в обмен на мое увольнение она не даст ход недостачи, в противном бы случае, если бы она дала ход, я бы получила бы расчет и сама внесла бы недостачи, потребовав от них приходник, что они получили эту сумму от меня, а теперь выходит, что я не могу доказать документально, что я ничего не должна.

Что мне делать в этом случае? Глав бух, сказала, на днях напишет заявление в полицию о краже и подаст иск в суд об оспаривании статьи моего увольнения, то есть не по собственному, а уволить меня по статье. И следующий момент, грозит ли мне уголовная ответственность в моем случае, ведь факт недостачи был обнаружен 3 января, но и 3 января я уволилась, мне выплатили весь расчет, ведь логически, если была недостача, как тогда меня полностью могли расчитать? Факт недостачи был обнаружен в обеденное время, а увольнялась я в 20:00, все фиксировали камеры.

Пожалуйста, проанализируйте мою ситуацию и напишите ответ, что я могу сделать в этом случае и действительно ли мне грозит уголовная ответственность? Спасибо.

В соответствии со ст. 242 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника лишь в случаях, предусмотренных законодательством.
Согласно ст. 244 Трудового кодекса РФ письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.
Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. В этом Перечне фигурируют, что вполне понятно, и кассиры (а также контролеры, кассиры-контролеры, иные работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров)).

Примечание. Если кассир (иное лицо при условии, если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является его основной трудовой функцией) отказывается заключать договор, то это можно расценивать как неисполнение трудовых обязанностей (см. п. 36 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).

На основании договора о материальной ответственности кассир будет нести полную материальную ответственность :
- за сохранность принятых им ценностей;
- за ущерб, причиненный как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, то взыскание с виновного производится по распоряжению руководства (которое должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба).
До принятия решения в целях установления размера причиненного ущерба и причин проводится проверка соответствующей комиссией. Причем обязательно следует получить от работника письменные объяснения или же в случае отказа или уклонения составить акт (ст. 247 ТК РФ).
При несоблюдении должностными лицами установленного порядка взыскания ущерба работник вправе обжаловать их действия в суде.
Если же:
- работник не согласен возместить ущерб добровольно, и (или)
- истек месяц, отведенный для вынесения распоряжения о взыскании, и (или)
- сумма, подлежащая взысканию с работника, превышает его среднемесячный заработок, -
то взыскание производится только в судебном порядке.
Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ).
Впрочем, работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

Примечание. С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.
Согласно ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет за собой наложение административного штрафа.
Под нарушением порядка понимается, во-первых, осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов . Лимит расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (в том числе ПБОЮЛ) по одной сделке - 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У).
Во-вторых, неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности .
В-третьих, несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств .
В-четвертых, накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов .
Санкции за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций серьезные: административный штраф на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.
В-пятых, необеспечение сохранности контрольных лент (Z-отчетов), книги кассира-операциониста и других документов по применению контрольно-кассовой техники не менее пяти лет . В данном случае будет отвечать руководитель - за нарушение сроков хранения учетных документов (ст. 15.11 КоАП РФ, штраф от 2000 до 3000 руб.).
Следующие обстоятельства могут позволить смягчить административную ответственность (ст. 4.2 КоАП РФ):
- раскаяние лица, совершившего административное правонарушение;
- предотвращение лицом, совершившим административное правонарушение, вредных последствий административного правонарушения, добровольное возмещение причиненного ущерба или устранение причиненного вреда;
- совершение административного правонарушения в состоянии сильного душевного волнения (аффекта) либо при стечении тяжелых личных или семейных обстоятельств;
- совершение административного правонарушения несовершеннолетним;
- совершение административного правонарушения беременной женщиной или женщиной, имеющей малолетнего ребенка.
Дела по ст. 15.1 КоАП РФ рассматриваются налоговыми органами (ст. 23.5 КоАП РФ).
Статья 120 НК РФ устанавливает ответственность за отсутствие первичных документов и предусматривает взыскание штрафа за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
оформляются с использованием следующих первичных документов :
- приходного кассового ордера (N КО-1);
- расходного кассового ордера (N КО-2);
- кассовой книги (N КО-4);
- журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (N КО-3);
- авансового отчета (N АО-1);
- справки-отчета кассира-операциониста (N КМ-6);
- сведений о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (N КМ-7);
- Z-отчетов (контрольных лент ККТ), кассового чека.
В целях применения ст. 120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимаются как отсутствие первичных кассовых документов, так и несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, имущества организации, доходов, расходов и объектов налогообложения налогоплательщика.
Если эти деяния совершены в течение одного налогового периода и отсутствуют признаки налогового правонарушения, то штраф составляет 5000 руб. Если те же нарушения совершены в течение более одного налогового периода, то размер штрафа - 15 000 руб.
Установлена и уголовная ответственность за совершение кассиром умышленных действий . Например, за кражу, т.е. тайное хищение чужого имущества (ст. 158 УК РФ). В простом, "неквалифицированном", варианте (т.е. без предварительного сговора, без проникновения в жилище, без особо крупного размера и т.п.) санкции таковы:
- штраф до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо
- обязательные работы до 180 часов, либо
- исправительные работы на срок от 6 месяцев до года, либо
- ограничение свободы на срок до двух лет, либо
- арест на срок от двух до четырех месяцев, либо
- лишение свободы на срок до двух лет.
Мошенничество , т.е. хищение чужого имущества или приобретение права на чужое имущество путем обмана или злоупотребления доверием (ст. 159 УК РФ), наказывается:

- обязательными работами на срок до 180 часов, либо
- исправительными работами на срок от 6 месяцев до года, либо

- арестом на срок от двух до четырех месяцев, либо

Присвоение или растрата , т.е. хищение чужого имущества, вверенного виновному (ст. 160 УК РФ), наказываются:
- штрафом в размере до 120 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года, либо
- обязательными работами на срок до 120 часов, либо
- исправительными работами на срок до шести месяцев, либо
- ограничением свободы на срок до двух лет, либо
- лишением свободы на срок до двух лет.
Присвоение - это неправомерное удержание (невозвращение) чужого имущества с целью обращения его в свою пользу лицом, которому это имущество было вверено. Растрата же состоит в продаже, потреблении, отчуждении или передаче третьим лицам вверенного виновному чужого имущества.
Напомним напоследок, что работник может быть уволен по инициативе работодателя, если имеет место:
- совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях (пп. "г" п. 6 ст. 81 ТК РФ);
- совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ст. 81 ТК РФ).

В случае выявления недостачи денежных средств в кассе организации необходимо в кратчайшие сроки провести ревизию кассы. Действующим Положением № 373-П от 12 октября 2012 г. о порядке ведения кассовых операций порядок проведения ревизии кассы не установлен. Поэтому целесообразно организации самостоятельно разработать и утвердить внутреннее положение о порядке проведения ревизии кассы. За основу можно взять порядок, указанные в прежнем Порядке ведения кассовых операций № 40 от 22 сентября 1993 г.

Ревизию проводит инвентаризационная комиссия, состав которой назначается приказом руководителя организации. Члены комиссии, в присутствии материально ответственного лица (кассира), пересчитывают денежную наличность и проверяют другие ценности, находящиеся в кассе. Сравнив имеющийся остаток в кассе с остатком, указанным в кассовой книге, комиссия подтвердит факт недостачи.

Факт недостачи в кассе следует отразить в акте ревизии наличных денежных средств. Ранее в этих целях допускалось использовать либо форму, приведенную в Приложении N 4 к Порядку, либо форму N ИНВ-15, утвержденную Постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г. Теперь же, когда Порядок уже не действует, акт следует заполнять по форме N ИНВ-15. Либо разработать и утвердить собственную форму акта.

В верхней части документа кассир или иное материально ответственное лицо дает расписку в том, что к началу ревизии все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, поступившие деньги оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Далее указывается сумма наличных денег по учетным данным и сумма выявленной недостачи. Затем материально ответственное лицо пишет объяснения, излагая причины недостачи. И в самом конце акта руководитель организации отражает свое решение.

Акт подписывается председателем и членами комиссии, а также материально ответственным лицом. Руководитель организации ставит подпись под своим решением. Акт оформляют в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй остается у кассира.

На практике материально ответственное лицо часто отказывается комментировать факт возникновения недостачи в кассе. В этом случае придется составить акт об отказе работника представить объяснения. В нем указывается состав комиссии, а также информация о том, когда и в какой сумме была выявлена недостача. Кассира нужно ознакомить с актом под роспись. Если работник отказывается подписывать акт, этот факт также следует зафиксировать.
Если сумма недостачи не превышает среднего месячного заработка кассира, организация вправе удержать недостачу из зарплаты кассира в бесспорном порядке по распоряжению руководителя. При этом согласия виновного работника не требуется. Приказ о взыскании руководитель должен издать в течение месяца со дня установления комиссией размера недостачи.

Если месячный срок на издание приказа о взыскании пропущен или сумма недостачи превышает среднемесячный заработок материально ответственного лица, недостача может быть возмещена или добровольно, или по решению суда.
Обратиться в суд с исковым заявлением о взыскании долга с работника можно в течение года со дня обнаружения недостачи.

Следует учитывать, что общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%. Предельно допустимый размер взыскиваемой суммы рассчитывается после вычета из зарплаты НДФЛ. На практике сумма недостачи обычно больше 20% зарплаты. Тогда недостачу удерживают из зарплаты частями до тех пор, пока она не будет полностью возмещена.

Если в кассе недостача денежных средств, то это обычно выявляется самим кассиром (работником, выполняющим функции кассира) или его непосредственным руководителем либо в ходе инвентаризации или ревизии кассы. Ревизию кассы проводит специальная комиссия, назначенная для этих целей приказом руководителя организации. Кроме того, проверять фактическое наличие денег в кассе вправе учредители (участники, акционеры) организации, вышестоящая (головная) организация, а также независимые аудиторы или аудиторские компании на основании заключенных c ними договоров на оказание аудиторских услуг. Это указано в пунктах 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее - Порядок).

Порядок проведения ревизии кассы

Внезапная (без предупреждения материально ответственного лица) ревизия кассы проводится в сроки, установленные руководителем организации, например, не реже чем один раз в месяц или ежеквартально. Кроме того, ревизия кассы должна проводиться перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, а также при смене материально ответственного лица (кассира), обнаружении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества и возникновении чрезвычайных ситуаций (стихийного бедствия, пожара и др.). Об этом говорится в пункте 37 Порядка и пункте 2 статьи 12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ).

Ревизию кассы (как внезапную, так и плановую) проводит комиссия , назначенная приказом руководителя организации. Проверка проходит в присутствии материально ответственного лица. Только если кассир был вынужден внезапно оставить свое рабочее место либо не вышел на работу из-за болезни или по другой уважительной причине, находящиеся в кассе деньги пересчитывает другой кассир или иное должностное лицо, которому они передаются. Такой пересчет производится в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации либо в присутствии комиссии, назначенной руководителем организации. По результатам пересчета и передачи денежных средств и иных ценностей другому материально ответственному лицу составляется акт за подписями соответствующих лиц (п. 35 Порядка).

До начала ревизии кассы от каждого материально ответственного лица, отвечающего за сохранность денежных средств, берется расписка о том, что все расходные и приходные документы на денежные средства он сдал в бухгалтерию организации и оприходовал все денежные средства, поступившие в кассу, а выбывшие - списал в расход.

Во время ревизии кассы комиссия осуществляет полный пересчет денежной наличности и проверку других ценностей, находящихся в кассе. После пересчета фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется c данными, отраженными в кассовой книге. По результатам составляется акт ревизии наличных денежных средств, который подписывают председатель и все члены комиссии и материально ответственное лицо (п. 37 Порядка). Примерная форма этого акта приведена в приложении № 4 к Порядку. Акт обычно составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица (образец заполненного акта приведен ниже).

Рисунок 1. Образец акта ревизии наличных денежных средств

Акт ревизии наличных денежных средств необходимо оформлять независимо от результатов проверки (даже при отсутствии каких-либо расхождений c учетными данными). Но если комиссия выявила недостачу или излишек ценностей в кассе, то в акте следует также указать сумму недостачи (излишка) и взять c материально ответственного лица письменное объяснение причин ее (его) возникновения. Если кассир отказывается давать какие-либо объяснения, данный факт отражается в соответствующем акте (примерная форма такого акта приведена ниже). Затем материалы ревизии кассы передаются на рассмотрение руководителю организации (иному уполномоченному лицу), который должен принять решение по результатам ревизии.

Рисунок 2. Образец акта об отказе кассира от представления объяснений по факту недостачи в кассе

Ответственность кассира

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации как в результате умышленных действий, так и по причине небрежного или недобросовестного отношения к своим должностным обязанностям (п. 33 Порядка). Иными словами, в случае если в кассе недостача денежных средств, вверенных кассиру, он обязан возместить причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Основание - статья 242 ТК РФ.

После издания приказа о назначении кассира на работу c ним заключается договор о полной материальной ответственности (п. 32 Порядка). Он может быть заключен только c совершеннолетним работником, то есть c работником, достигшим возраста 18 лет (ст. 244 ТК РФ). Работодатели вправе заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности лишь c теми работниками, которые принимаются на должности или фактически выполняют работы, предусмотренные в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85. В названном приложении указаны и должности кассира, контролера, кассира-контролера (в том числе старших), и работы по приему и выплате всех видов платежей, по ведению расчетов при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг. Значит, заключение c кассиром или другим работником, выполняющим обязанности кассира (например, бухгалтером, старшим бухгалтером, экономистом), договора о полной материальной ответственности не противоречит требованиям действующего законодательства.

В каких случаях кассир освобождается от материальной ответственности

В статье 239 ТК РФ указано, что работника нельзя привлечь к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие:

• непреодолимой силы (чрезвычайного и непредотвратимого при данных условиях обстоятельства, например стихийного бедствия или пожара);
• нормального хозяйственного риска. К нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей. При этом сам работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, а также принял меры для предотвращения ущерба;
• крайней необходимости или необходимой обороны;
• необеспечения работодателем надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Руководитель организации обязан оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Это указано в пункте 29 Порядка. Если работодатель не создал необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, и именно это явилось причиной недостачи в кассе, кассира нельзя привлечь к материальной ответственности. В этом случае к ответственности, но только административной, привлекается руководитель организации и сама организация-работодатель. На руководителя может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб., а на организацию - от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Дисциплинарная ответственность

Помимо материальной ответственности, за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное взыскание (ст. 192 и 193 ТК РФ). Так, в случае выявления недостачи в кассе кассиру может быть сделано замечание или объявлен выговор, а при определенных обстоятельствах работодатель вправе даже уволить его. Принимая решение о наложении дисциплинарного взыскания, необходимо учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен (ст. 192 ТК РФ).

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен потребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней работник его не представил, составляется соответствующий акт. Между тем непредставление работником письменных объяснений не является препятствием для наложения дисциплинарного взыскания (абз. 1 и 2 ст. 193 ТК РФ).

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. Однако если к моменту выявления проступка прошло со дня его совершения больше шести месяцев (в случае выявления проступка по результатам ревизии кассы или аудиторской проверки - больше двух лет), то привлечь работника к дисциплинарной ответственности уже нельзя. Основание - абзац 4 статьи 193 ТК РФ.

Что понимается под ущербом

Справка

Согласно пункту 2 статьи 15 ГК РФ ущерб может быть реальным и в виде упущенной выгоды. Реальным ущербом признается утрата или повреждение имущества, а также расходы, которые потерпевшей стороне нужно будет произвести для полного восстановления такого имущества. Упущенная выгода - это неполученные доходы, которые лицо, чье право нарушено, получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его имущество не было повреждено или утрачено.

В статье 238 ТК РФ указано, что работник обязан возместить работодателю лишь причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенную выгоду) взыскать c работника нельзя. Под прямым действительным ущербом понимается:

• реальное уменьшение наличного имущества работодателя или третьих лиц (при условии, что имущество третьих лиц находится у работодателя и он несет ответственность за сохранность этого имущества);
• ухудшение состояния имущества работодателя или третьих лиц;
• необходимость для работодателя затратить средства на приобретение нового или восстановление поврежденного имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

К прямому действительному ущербу относятся, например, недостача денежных или имущественных ценностей, порча материалов, поломка оборудования, расходы на ремонт поврежденного имущества, выплаты за время вынужденного прогула или простоя, суммы уплаченных штрафных санкций

Приказ (распоряжение) руководителя организации о применении дисциплинарного взыскания доводится до сведения работника под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания (не считая времени отсутствия сотрудника на работе). Если работник отказывается ознакомиться c данным приказом (распоряжением) под роспись, то об этом факте составляется соответствующий акт (абз. 6 ст. 193 ТК РФ).

Недостача в кассе - повод для увольнения!

Обратите внимание

В статье 192 ТК РФ указано, что в качестве меры дисциплинарного взыскания работодатель вправе уволить работника, непосредственно обслуживающего денежные или товарные ценности, если последний совершил виновные действия, которые дают основания для утраты доверия к нему со стороны работодателя. Такая причина для расторжения трудового договора по инициативе работодателя предусмотрена в части 7 статьи 81 ТК РФ.

Следовательно, если недостача в кассе возникла по вине кассира и руководитель организации опасается в дальнейшем доверять этому кассиру денежные средства, он имеет право уволить такого работника на основании части 7 статьи 81 ТК РФ

Взыскание недостачи c виновного работника

Поскольку кассир несет перед работодателем полную материальную ответственность, в случае самостоятельного обнаружения недостачи в кассе либо ее выявления в ходе ревизии он обязан возместить работодателю недостающую сумму. Если виновный работник согласен добровольно возместить работодателю сумму недостачи, он может внести ее в кассу или обратиться c заявлением об удержании этой суммы из его заработной платы.

В бесспорном порядке работодатель вправе взыскать c виновного работника лишь такую сумму недостачи, которая не превышает его среднего месячного заработка . Данный вывод следует из положений статьи 248 ТК РФ. Согласие работника при этом не обязательно.

Приказ (распоряжение) руководителя о порядке и сроках взыскания недостачи должно быть сделано в срок не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (абз. 1 ст. 248 ТК РФ). Возможные варианты - удержание суммы недостачи из ближайшей заработной платы кассира, внесение кассиром недостачи в кассу организации в определенный срок, удержание части суммы из зарплаты c довнесением остатка долга в кассу и др. Принятое руководителем решение отражается в акте ревизии наличных денежных средств и может дополнительно оформляться отдельным приказом (распоряжением).

Работодатель и кассир, виновный в недостаче, вправе договориться о возмещении ущерба c рассрочкой платежа . Такая возможность предусмотрена в абзаце 4 статьи 248 ТК РФ. В этом случае кассир предоставляет работодателю письменное обязательство о добровольном возмещении недостачи, в котором указывает конкретные сроки платежей. При увольнении работника, который дал подобное письменное обязательство, но впоследствии отказался возместить причиненный ущерб (полностью или частично), оставшуюся непогашенной сумму задолженности работодатель сможет взыскать только через суд.

Допустим, кассир отказывается возместить сумму недостачи. Тогда недостача взыскивается в судебном порядке. Работодатель вправе обратиться в суд c соответствующим иском в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ). Организации-работодателю придется взыскивать недостачу через суд также при следующих обстоятельствах (абз. 2 ст. 248 ТК РФ):

• если сумма недостачи, подлежащая взысканию c работника, превышает его средний месячный заработок;
• если истек месячный срок, отведенный для издания распоряжения о взыскании недостачи, размер которой не превышает среднего месячного заработка виновного работника.

Обратите внимание: сумма ущерба, подлежащая взысканию c работника, может быть снижена c учетом степени и формы вины работника, его материального и семейного положения и других обстоятельств (ст. 250 ТК РФ). Решение об этом принимается комиссией или иным органом по рассмотрению трудовых споров, а при взыскании ущерба в судебном порядке - судом. Размер ущерба не может быть снижен, если этот ущерб причинен преступлением, совершенным в корыстных целях.

Кроме того, работодатель имеет право c учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания c виновного работника. Основание - статья 240 ТК РФ. Так, руководитель организации вправе полностью освободить работника от обязанности возместить недостачу, если сочтет сумму недостачи незначительной (например, при недостаче не более 100 руб.).

Если работник невиновен

Иногда недостача в кассе возникает не по вине кассира или другого работника организации. Причиной недостачи может быть ограбление кассы или офиса, нападение на кассира при перевозке денег из банка, пожар и др.

В подобных ситуациях, помимо обращения в органы милиции c соответствующим заявлением, необходимо провести внеплановую инвентаризацию кассы. Такое требование содержится в пункте 2 статьи 12 Закона № 129-ФЗ. По результатам инвентаризации оформляется акт по форме № ИНВ-15. Форма этого акта во многом совпадает c формой акта ревизии наличных денежных средств.

В акте инвентаризации указывают фактический остаток денежных средств, обнаруженный в кассе, и остаток по учетным данным, определяют сумму недостачи и приводят причины (обстоятельства) возникновения недостачи.

Отражение недостачи в налоговом и бухгалтерском учете

Недостача возникла по вине кассира . В этом случае сумма выявленной недостачи не является расходом организации ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете. Она подлежит взысканию c виновного работника по распоряжению руководителя организации или через суд.

По мнению автора, сумма недостачи, возмещенная кассиром организации-работодателю, при налогообложении прибыли не учитывается. Эту сумму не следует включать во внереализационные доходы, например, на основании пункта 3 статьи 250 НК РФ. Дело в том, что при возникновении в кассе недостачи и ее последующем возмещении виновным сотрудником у организации не возникает дохода. Напомним, что согласно статье 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, которую можно оценить. Очевидно, что если кассир, виновный в недостаче, возмещает работодателю недостающую в кассе сумму, то у последнего не возникает экономической выгоды и, значит, не образуется дохода, подлежащего налогообложению.

Обратите внимание: изложенный подход применим только к случаям возмещения работником недостачи в кассе и иным аналогичным ситуациям. Допустим, устраняя ущерб, нанесенный работником, организация осуществила какие-либо расходы (например, отремонтировала помещение кассы или сейф, поврежденные работником, либо приобрела запчасти для ремонта принадлежащего ей автомобиля, попавшего по вине работника в дорожно-транспортное происшествие) и правомерно учла их при расчете налога на прибыль. В этом случае сумма ущерба, возмещенная работником (взысканная c него), признается доходом организации-работодателя. Она включается во внереализационные доходы на основании пункта 3 статьи 250 НК РФ.

Если работник отказался возмещать недостачу и организация вынуждена взыскивать ее в судебном порядке, понесенные при этом судебные издержки и сумму уплаченной государственной пошлины она вправе включить во внереализационные расходы на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 265 НК РФ.

В бухгалтерском учете организации сумма недостачи, возмещенная работником, отражается в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99). Указанные поступления учитываются в том отчетном периоде, в котором они признаны должником или судом вынесено решение об их взыскании (п. 16 ПБУ 9/99). Если кассир возмещает сумму недостачи в добровольном порядке (вносит в кассу единовременно всю сумму или по частям или недостача удерживается из его зарплаты), в бухучете организация включает эту сумму в прочие доходы в день, когда работник был ознакомлен под роспись c приказом руководителя о взыскании c него недостачи. Считается, что работник, подписавший указанный приказ и не представивший никаких возражений, фактически признал свой долг.

Пример

В июле 2010 года О.А. Тихомирова, бухгалтер-кассир ООО «Стайлинг», самостоятельно обнаружила недостачу в кассе в размере 1000 руб. и сообщила об этом главному бухгалтеру. В день выявления недостачи в организации была проведена ревизия кассы. Факт недостачи зафиксирован в акте ревизии наличных денежных средств, c бухгалтера-кассира взяты письменные объяснения. Генеральный директор ООО «Стайлинг» принял решение взыскать сумму недостачи c О.А. Тихомировой, удержав ее из заработной платы за июль 2010 года. С соответствующим приказом О.А. Тихомирова была ознакомлена под роспись 14 июля 2010 года и согласилась возместить недостачу.

В налоговом учете ООО «Стайлинг» сумма выявленной и возмещенной бухгалтером-кассиром недостачи не отражается.

В июле в бухгалтерском учете организации сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50

1000 руб. - отнесена на виновное лицо сумма выявленной недостачи;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - 1000 руб. - удержана из заработной платы кассира сумма недостачи.

Организация решила не взыскивать недостачу c кассира . Как уже отмечалось, исходя из конкретных обстоятельств (размера заработной платы, материального и семейного положения работника, размера причиненного ущерба, степени вины и т. п.), работодатель может полностью или частично отказаться от взыскания недостачи c виновного работника (ст. 240 ТК РФ).

Сумма недостачи, соответствующая прощенному долгу работника, не может быть признана при расчете налога на прибыль . Ведь расходы на покрытие ущерба, которые организация имела возможность взыскать c виновного лица, но не стала взыскивать, не являются экономически обоснованными и не направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 и п. 49 ст. 270 НК РФ). Более того, в составе внереализационных расходов можно учесть только те суммы убытков от хищений, виновники которых не установлены (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Допустим, по решению руководителя организации кассир возмещает только часть недостачи (например, 50 или 75%), а от взыскания оставшейся суммы долга работодатель отказывается. По мнению автора, в этом случае ни сумма, возмещаемая кассиром, ни оставшаяся невозмещенной часть недостачи в целях налогообложения не учитываются. Ведь в отношении обеих сумм у организации не возникает экономической выгоды и, следовательно, не образуется налогооблагаемый доход (ст. 41 НК РФ).

В бухгалтерском учете сумма недостачи, которую организация отказалась взыскивать c работника, включается в прочие расходы на основании пункта 11 ПБУ 10/99. При возмещении кассиром только части долга сумма, внесенная в кассу или удержанная из его зарплаты, отражается в составе прочих доходов, а прощенная сумма - в составе прочих расходов организации (п. 7 ПБУ 9/99 и п. 11 ПБУ 10/99). Названный доход учитывается в том отчетном периоде, в котором работник признал свой долг или суд вынес решение о его взыскании (п. 16 ПБУ 9/99).

Пример

Воспользуемся условием примера 1. Допустим, генеральный директор ООО «Стайлинг» издал приказ о взыскании c бухгалтера-кассира только 75% от суммы недостачи, то есть 750 руб. (1000 руб. * 75%). Эту сумму О.А. Тихомирова внесла наличными в кассу организации 15 июля 2010 года.

Взысканная c работницы сумма недостачи, а также сумма, от взыскания которой компания отказалась, при исчислении налога на прибыль ООО «Стайлинг» не учитываются.

В бухгалтерском учете организации в июле 2010 года сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50 - 1000 руб. - выявлена недостача в кассе;

ДЕБЕТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94 - 750 руб. - отнесена на виновное лицо часть суммы недостачи, подлежащая взысканию c работника;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - 750 руб. - внесена в кассу сумма недостачи;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94 - 250 руб. (1000 руб. - 750 руб.) - признана в составе прочих расходов часть суммы недостачи, не подлежащая взысканию c работника.

Кассир не виновен в недостаче . Если причиной недостачи в кассе является кража или хищение денег неустановленными лицами, то в налоговом учете убытки организации от такого хищения приравниваются к внереализационным расходам. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Основание - подпункт 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ.

Органы государственной власти, уполномоченные в зависимости от вида совершенного преступления производить предварительное расследование, перечислены в статье 151 УПК РФ. Предварительное следствие по уголовным делам о хищениях имущества проводится следователями органов внутренних дел РФ (п. 3 ч. 2 ст. 151 УПК РФ). Если лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено, то предварительное следствие приостанавливается, о чем следователь выносит соответствующее постановление. Основание - части 1 и 2 статьи 208 УПК РФ.

Следовательно, для того чтобы организация смогла признать в целях налогообложения сумму убытка от хищения денежных средств, у нее должна быть копия постановления о приостановлении предварительного следствия в связи c неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого, либо копия постановления об отказе в возбуждении уголовного дела. При наличии копии любого из указанных документов организация включает суммы убытков от хищений во внереализационные расходы того отчетного (налогового) периода, в котором вынесено данное постановление. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 27.12.2007 № 03-03-06/1/894 и от 08.06.2009 № 03-03-05/103.

В бухгалтерском учете сумма недостачи в кассе, виновные в возникновении которой не установлены, списывается на финансовые результаты организации. Это указано в пункте 3 статьи 12 Закона № 129-ФЗ и пункте 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Пример

В результате проникновения неустановленных лиц в ночь c 25 на 26 апреля 2010 года в офис ООО «Гросс-инвест» из кассы организации были похищены денежные средства в сумме 590 152 руб. Компания обратилась в органы внутренних дел c заявлением о хищении. Однако в результате предварительного следствия лица, виновные в совершении данного преступления, не были установлены. Поэтому 30 июня 2010 года было вынесено постановление о приостановлении предварительного следствия в связи c неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого. Организация получила копию этого постановления 12 июля 2010 года.

Поскольку лица, виновные в хищении денежных средств из кассы ООО «Гросс-инвест», не установлены и у организации имеется копия постановления о приостановлении предварительного следствия, похищенную сумму она вправе учесть при расчете налога на прибыль. В июне 2010 года (в месяце, когда было вынесено постановление о приостановлении предварительного следствия) компания включила во внереализационные расходы 590 152 руб.

В бухгалтерском учете ООО «Гросс-инвест» сделаны следующие записи:

в апреле 2010 года

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50 - 590 152 руб. - выявлена недостача в кассе;

в июне 2010 года

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94 - 590 152 руб. - списана недостача, виновник которой не установлен.

1 Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85.